У многих при появлении подобного рода проблемы сразу же возникает вполне закономерный вопрос – куда пропадают письма, отправленные через Exchange 2016? В настоящее время с «пропажей» корреспонденции сталкиваются многие администраторы электронных почтовых служб.
В реальности письма не пропадают – их всегда можно отыскать, исправив проблему с отправкой. Нужно лишь знать, куда копать и где искать потерянные отправки. Предлагаем совершить краткий обзор всех мест, в которых могут «затеряться» ваши электронные письма, чтобы проще было их отыскать и решать проблемы с отправкой.
Вопросы, на которые, прежде всего, стоит ответить
Для начала необходимо собрать максимально достоверную информацию об объекте исследования, то есть о пропавшем письме. Поиск должен включать в себя следующие пункты:
-
Поиск источника проблемы – когда и кто сообщил о проблеме – зачастую это помогает выяснить точную причину потерянных писем и устранить проблему.
-
Адрес электронной почты – зачастую случается так, что получатель знает лишь название организации или только ее домен. Поэтому лучше знать и тот и другой параметр.
-
Электронная почта получателя – здесь все несколько проще, однако случается и так, что письма отправляются на ошибочные адреса.
-
Время отправки сообщений – вполне очевидно, что никто не сможет сказать точное время, однако временной промежуток отправки все же пригодится, чтобы сузить круг поиска и облегчить задачу по устранению проблемы.
-
Имелись ли в письме прикрепленные данные, каков был их тип и размер – зачастую эта информация помогает определить проблемы с ограничением на размер отправляемых файлов. Кроме того, если отправляются исполнительные файлы, они могут быть «порезаны» антивирусом либо перемещены в карантин безо всякого пользовательского уведомления.
Лишь только после того, как вы получите данные по каждому из перечисленных выше пунктов, можно приступить к непосредственному решению проблему.
Где может объективно произойти утеря сообщений?
Сторона отправителя – в данном случае решать проблему придется самому отправителю. Какие ситуации могут иметь место?
-
Сообщение возвращается отправителю с ошибкой, будучи проигнорированным. Эта ситуация считается одной из самых неприятных, так как при условии, что отправленное письмо вернулось с ошибкой, отправитель никаких действий не предпринимает, либо удаляет письмо, утверждая что ошибка на стороне получателя.
-
Письмо отправилось не тому адресату либо в адресе есть ошибка – достаточно распространенная проблема, особенно в тех случаях, когда адрес записан под диктовку из телефона, был переименован домен получателя после увольнения сотрудника, например, но старые адреса не оставили и т.п. Чтобы решить эту проблему достаточно узнать правильный адрес получателя.
-
На принимающем сервере превышен допустимый размер сообщения.
-
Переполненность почтового ящика получателя, что делает его недоступным в определенный момент. Зачастую такую проблему можно встретить на адресах info@ либо sales@, а также в случае с перегруженными ящиками сотрудников, ушедших в отпуск. При этом необходимо связаться с адресатом иным способом (по телефону, например), чтобы выяснить положение дел и устранить проблему.
-
DNS-сбой или почтовый сервер получателя не удается найти. Проблема встречается сравнительно редко? однако ее можно гарантированно встретить при невозможности на DNS-сервере отправителя не разрешено имя почтового сервера получателя. При этом админ помет узнать IP адреса посредством сторонних сервисов, временно добавив зону в собственный DNS для домена на стороне получателя.
-
Сбой в работе интернет-канала, при условии, что у одного провайдера не отображается сеть другого провайдера – также довольно редкая проблема, и касается она малых провайдеров. Исправить ее можно, обратившись непосредственно к провайдеру.
-
SMTP-сессия обрывается на стороне сервера получателя в силу того, что отправляющий сервер находится в Block list DNS или же просто заблокирован. Случается так, что админы слишком «затягивают гайки» на сервере-приемнике по части безопасности. При этом потребуется обращение к DNSBL-владельцу с тем, чтобы вычеркнули из Block-листа. Также можно позвонить получателю, чтобы тот добавил отправителя в белые списки.
-
Некорректная настройка записей DNS на стороне сервера отправителя SPF, PTR и нет записи MX. В такой ситуации дело может поправить только админ на отправляющем сервере.
-
Сообщение может длительное время находиться в очереди на отправку. К сожалению, в связи с отсутствием у нас широкополосных передающих каналов повсеместно, далеко не всегда отправка почты срабатывает мгновенно.
Сервер получателя – решение проблемы берет на себя администратор почтовой системы. Какие ситуации могут возникнуть?
-
Сюда могут быть включены все ошибки возвращаемым серверам, которые были перечислены выше.
-
Сбой в работе почтовой серверной службы. Многим кажется, что почтовые серверы должны работать всегда, однако на практике не всегда это бывает именно так. В таком случае проблема исчерпывается сама собой через некоторое время.
-
Сбой в DNS-записях или службе.
-
Ненадежные поставщики BlockList DNS, а также блокировка по ошибке.
-
Срабатывание антиспама ложного характера – при этом сообщение от отправителей помещается системой на карантин, поскольку рассматривается, как спам. Это достаточно распространенная проблема, касающаяся грамотной настройки фильтров контента в Exchange 2016.
-
Наличие greylist-фильтров и проверка Callback verification о существовании отправителя. В случае, когда компания отправителя использует Greylist-фильтрацию, а в системе отправителя настроена верификация Callback, система никогда не сможет проверить отправителя, а, соответственно, не сможет принять от него письмо.
-
Отправка писем может быть настроена без условия помещения их в почтовый ящик.
Почтовая программа (клиент) получателя – админ должен сообщить о доставке письма на почтовый ящик, а задача по поиску полностью ложится на пользователя и HelpDesk. Какие ситуации могут возникнуть?
Сообщение попадает в Junk/email – дело в том, что фильтр outlook живет своей жизнью, а его логика настроена достаточно странным образом. Именно поэтому может понадобиться добавлять каждому отправителю флаг «SCL=-1» при помощи транспортных правил в заголовок сообщения, либо распространять белые списки посредством соответствующих групповых политик.
Может наблюдаться отработка правил, которые перемещают сообщения из папки «Входящие» в иную директорию – при наличии большого количества правил и при не установленных «Stop other rules» в конце каждого правила, письма могут залететь в другие папки либо вовсе удаляться.
«Выкачка» сообщений по времени с последующим удалением из почтового ящика в рамках IMAP4/POP3-клиента на других ПК, телефонах либо других мобильных устройствах.
Могло сработать автоматическое архивирование, которое поместило сообщения в файл pst, после чего этот файл потерялся.
Поломка индексов в базе, из-за чего пользователю недоступен просмотр «потерянных» сообщений, даже несмотря на то, что они все на месте. Проблема решается путем правки соответствующих индексов.
Срабатывают внешние антивирусы или антиспам-программы на клиентах.
Влияние работы различных сторонних плагинов для Outlook.
